Dans le cadre d’un programme de transformation de grande envergure, le ministère de la Défense (MOD) a fait appel à CGI pour conduire une analyse des besoins en formation et concevoir des solutions de formation efficaces pour l’une de ses entités clés. Cette démarche visait à préparer les collaborateurs à leurs futurs modes de travail tout en permettant à l’entité de réussir sa transformation en cohérence avec les politiques ministérielles.

Engagée dans un changement complexe, une entité du ministère de la Défense a sollicité CGI pour son expertise en matière de transformation opérationnelle, d’apprentissage et de perfectionnement afin de l’aider dans sa préparation. Elle avait besoin de comprendre les exigences associés aux différents postes, les aptitudes et les compétences actuelles et futures de son personnel afin de concevoir des solutions de formation efficaces pour lui permettre d’atteindre ses objectifs transformationnels. Cet exercice devait impérativement respecter les politiques du ministère. 

Le client s’appuie spécifiquement sur la méthodologie DSAT (Defence Systems Approach to Training), qui garantit que toutes les formations soutiennent les objectifs organisationnels tout en réduisant les risques associés. Cette méthodologie repose sur quatre étapes : l’analyse, la conception, la livraison et l’évaluation.

Les avantages 

L’entité du ministère de la Défense a tiré les avantages suivants de notre expertise en matière de changement opérationnel, d’apprentissage et de perfectionnement. 

  • Une analyse exhaustive des besoins de formation qui respectent les politiques de l’organisation. 
  • Une meilleure préparation au changement d’organisation et de modèle opérationnel gage d’une transformation réussie. 
  • Une définition précise des objectifs de formation et des solutions adaptées à chaque rôle, facilitant la simplification de la prestation de services et permettant de réaliser des économies de coûts et de temps. 
  • Un transfert des connaissances qui permettra de réaliser en interne les prochaines analyses des besoins de formation. 
  • Des recommandations pour les formations futures, intégrant les technologies émergentes telles que l’IA.
Personnel gouvernemental examinant les données sur un moniteur

Une meilleure préparation en vue du changement organisationnel et du modèle opérationnel à venir.

La possibilité de simplifier la prestation de la formation, ce qui permet de réaliser des économies de coûts et de temps.

Procéder à une analyse exhaustive des besoins de formation

Afin de se conformer aux processus DSAT, tous les postes au sein du ministère de la Défense doivent faire l’objet d’un descriptif documenté. Ces descriptifs fournissent des indications détaillées et précises des responsabilités de chaque personne et permettent de concevoir les formations, de planifier les ressources et d’établir les prévisions financières avec efficacité. Nos experts en conduite du changement ont été mobilisés pour analyser en profondeur les rôles, compétences et responsabilités nécessaires au futur modèle opérationnel de l’entité. L’objectif était d’utiliser ces données pour concevoir et mettre en place des solutions de formation adaptées qui permettront d’assurer une mise en œuvre réussie du changement. Elles permettront également d’approfondir la compréhension de chaque poste en étant conforme à la méthodologie DSAT. Le ministère de la Défense voulait également mieux comprendre les compétences et les aptitudes que son personnel devra acquérir à l’avenir pour s’acquitter efficacement des tâches après l’intégration de technologies émergentes comme l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage machine.

Notre approche

Notre équipe a conçu une stratégie globale d’analyse des besoins de formation qui est adaptée aux objectifs de l’unité d’affaires du ministère de la Défense. Pour recueillir les premières informations essentielles, nous avons réalisé des entretiens individuels, puis nous avons méticuleusement analysé les conclusions pour relever les lacunes en matière de formation et établir des objectifs de formation clairs.

Ensuite, en étudiant des données supplémentaires liées au poste en dehors des responsabilités individuelles, nous avons été en mesure de déterminer avec exactitude les solutions de formation adaptées à chaque poste au sein de entité du ministère de la Défense.

Étapes d’analyse des besoins en formation
Personne analysant des données sur un écran d'ordinateur

Concevoir des solutions de formation adaptées

Notre analyse des responsabilités par poste a fait ressortir les tâches communes aux équipes et aux rôles individuels, ce qui nous a permis de mettre au point des méthodes de formation optimales. 

Nous avons défini les aspects que entité du ministère pourrait normaliser dans la prestation d’une formation sur mesure relative à ces tâches communes, ce qui simplifierait ses processus. Cela favoriserait l’adoption de meilleures pratiques, la réduction des risques d’erreurs entre les équipes et la réalisation d’économies de coûts et de. 

Les solutions proposées tenaient compte des futures exigences en matière de formation, comme l’intégration potentielle de l’IA et de l’apprentissage machine. Nous avons également formulé des conseils en matière d’usage des technologies émergentes afin de mieux s’y préparer tout en tenant compte des risques associés. 

Prêt à accueillir le changement organisationnel

L’analyse des besoins en formation a été déterminante pour informer les dirigeants des formations nécessaires à la réussite de la transformation. Notre approche a permis de s’assurer de la conformité des documents par rapport aux exigences et à la politique de défense. Elle a aussi facilité le transfert des connaissances pour permettre au ministère de la Défense de réaliser en interne les prochaines analyses des besoins de formation de l’unité d’affaires. 

Grâce à cette approche fondée sur des données probantes, le ministère de la Défense a pu réduire les écarts de compétences, optimiser les investissements et reconfigurer son modèle opérationnel, renforçant ainsi sa capacité à mener à bien sa transformation. 

Après avoir collaboré avec nous pour préparer son personnel en vue du changement organisationnel, l’entité du ministère de la Défense a fait des progrès en ayant confiance en sa capacité d’atteindre les objectifs de transformation fixés au début du programme.

Professionnels assis autour d’un bureau et souriant